Nel 2024 la differenza tra una lettera scritta ed una inviata tramite email esiste ancora? A livello di tempistiche di recapito, sì. Rispetto a modi, tempi e contenuti, diremmo proprio di no. Perché oggi come oggi un’email può assumere toni formali o informali, essere lunga o corta, contenere documenti e allegati a supporto proprio come una lettera cartacea imbustata. Allo stesso modo si può avere conferma di ricezione attraverso l’apposito meccanismo all’interno del proprio client di posta elettronica o addirittura avere formale garanzia legale del ricevimento tramite Posta Certificata (PEC). Infine, per tutti i boomer che ancora fanno fatica ad usare la tastiera o i mezzi elettronici, anche una lettera semplice può essere digitalizzata e inviata tramite computer, grazie ai nuovi servizi di raccomandata online.
L’arte della lettera scritta
La capacità di scrivere lettere efficaci e ben strutturate rimane un’abilità importante da possedere, nonostante l’ambiente delle comunicazioni digitali (in cui la parola scritta è vituperata) ci porti a pensare il contrario. Sebbene spesso sottovalutata, la capacità di scrivere per comunicare ha ancora un ruolo chiave in molteplici ambiti, dai rapporti d’amore, alle comunicazioni con i colleghi e i clienti.
In questo articolo scopriamo insieme come redigere lettere di diversa tipologia seguendo precise linee guida.
La lettera formale
All’inizio c’è sempre la formalità. Quando si comincia a scrivere, quando si cerca di indirizzare la propria scrittura verso forme strutturate e organizzate, si tenderà ad assumere toni formali per aderire ad un canone.
Le lettere formali vengono utilizzate in contesti ufficiali, come:
- comunicazioni ufficiali
- querele e denunce
- proteste e reclami
- richieste a enti pubblici
- partecipazione a concorsi o bandi
- comunicazioni di lavoro.
È fondamentale adottare uno stile rigoroso e un linguaggio adeguato al destinatario.
Dopo aver indicato la data in apertura (nel caso di una mail non importa), è necessario rivolgersi formalmente al lettore tramite formule come “Gentile Signor/a” o “All’attenzione di”. Occorre quindi specificare chiaramente l’oggetto della missiva.
Il corpo della lettera descriverà in modo ordinato e sequenziale i fatti salienti. La chiusura avverrà tramite formule come “Distinti saluti” seguite dalla firma per esteso.
A volte, quando si invia una lettera informale tramite mail, si potrebbe preferire inserire il testo in un allegato, e non nel corpo stesso dell’email.
La lettera informale
Le lettere, o mail informali, vengono utilizzate in contesti più privati, come:
- Amicizia
- Coppia (per esternare sentimenti e tener fede alla relazione a distanza).
- Famiglia (inviare aggiornamenti affettuosi a parenti lontani e mantenere i legami).
- Lavoro (brevi scambi epistolari informali tra colleghi).
- Studio (collaborare a distanza su progetti o rimanere in contatto).
- Viaggio
- Passioni
- Collettivo (mailing list, forum e gruppi).
- Festività (auguri, biglietti e messaggi per ricorrenze vengono veicolati informalmente via email).
Dopo aver indicato la data (nel caso di una mail non importa), è consigliabile usufruire di formule informali come “Caro/a [nome]” oppure “Ciao!”.
Non è necessario indicare un oggetto. Lo stile della comunicazione potrà risultare più disinvolto, facendo ricorso anche a elementi narrativi o descrittivi più approfonditi.
La chiusura potrà adottare formule colloquiali come “Un abbraccio” oppure “Ci sentiamo presto”. È possibile in questo caso optare per la sola firma.
In entrambi i casi, la chiarezza espositiva unita a un linguaggio appropriato risulteranno elementi determinanti per la riuscita della comunicazione epistolare. Seguendo queste semplici linee guida sarà possibile padroneggiare con disinvoltura l’arte della missiva scritta.
Altri esempi di comunicazioni informali
Le lettere o le email informali vengono utilizzate in una varietà di contesti in cui la comunicazione formale non è necessaria o appropriata. Ecco alcuni ambiti in cui si prediligono:
Comunicazioni tra Amici e Familiari
- Aggiornamenti personali o notizie
- Inviti a eventi come feste o riunioni di famiglia
- Lettere di ringraziamento o auguri per occasioni speciali
Ambiente Scolastico o Universitario
- Scambio di appunti o materiali di studio tra compagni
- Comunicazioni tra studenti e professori, in contesti meno formali
- Organizzazione di eventi studenteschi o attività extracurriculari
- Lavoro e Ambiente Professionale (in situazioni meno formali):
Comunicazioni interne tra colleghi
- Coordinamento di eventi aziendali come ritiri o feste
- Email di follow-up dopo incontri informali o networking
Gruppi di Interesse, Associazioni o Club
- Pianificazione di incontri di associazioni o gruppi di hobby
- Newsletter di comunità o gruppi di interesse
- Inviti a eventi comunitari o riunioni sociali
Social Media e Piattaforme Online
- Messaggi privati o commenti su piattaforme social
- Comunicazioni in gruppi o forum online
- Blogging o scrivere post/commenti su siti web
Corrispondenza con Conoscenti
- Scambio di messaggi con persone conosciute in viaggio o eventi
- Inviti a pranzo o cena tra conoscenti
Comunicazioni di Servizio al Cliente (in contesti informali)
- Interazioni con il supporto clienti, in particolare in settori meno formali come videogiochi o intrattenimento
- Feedback su esperienze di servizio o prodotti
Scrittura Creativa
- Lettere come parte di progetti creativi o scrittura narrativa
- Scambio di idee o collaborazioni artistiche
Pianificazione di Viaggi o Eventi tra Amici
- Organizzazione di viaggi di gruppo o vacanze
- Pianificazione di dettagli per eventi come matrimoni o feste tra amici
Corrispondenza di Vicinato
- Comunicazioni tra vicini per questioni di quartiere
- Organizzazione di eventi di quartiere o iniziative comuni
Comunicazioni Relative a Hobby o Interessi Specifici
- Gruppi di lettura o club del libro
- Comunità di giardinaggio, cucina o altre attività ricreative
Come si scrive un’email (formale e informale)
Se, nello spazio privato di una lettera vergata a mano ognuno è libero di fare quello che vuole, a seconda dell’interlocutore, a livello teorico, il mondo contemporaneo ha messo al bando gli orpelli, le formule di rito, la retorica fine a se stessa. Per cui, in linea di massima, quando si comunica traimte email si tendono a seguire delle regole, che qui sintetizziamo.
14 consigli per comunicare bene in una missiva (mail o lettera)
- Struttura chiara: è fondamentale suddividere chiaramente l’introduzione, il corpo e la conclusione. Un piccolo incipit può introdurre l’argomento.
- Lingua semplice: usare un lessico di facile comprensione, privilegiando frasi brevi e chiare. Evitare vocaboli astrusi o sconosciuti al destinatario.
- Coerenza logica: esporre i contenuti in modo coerente e sequenziale, seguendo un filo logico per agevolarne la comprensione.
- Coerenza tematica: sviluppare ogni argomento in maniera organica senza digressioni, collegando correttamente i concetti.
- Stile disinvolto: usare un tono scorrevole per lettere informali, ricorrendo all’oralità tipica del parlato senza perdere correttezza formale.
- Frasi brevi: prediligere periodi brevi e sintetici per non appesantire il testo, mantenendo comunque coerenza logica.
- Punteggiatura accurata: usare punteggiatura e connettivi appropriati per scandire correttamente la sintassi.
- Paragrafi: suddividere il testo in paragrafi brevi per facilitarne la consultazione da parte del lettore.
- Personalizzazione: quando possibile, inserire dettagli personali che aiutino a stabilire una connessione empatica con il lettore. Aneddoti o dettagli sono utili a creare una connessione più intima con il destinatario.
- Cordialità: mantenere sempre uno stile cordiale ed educato, anche quando si esprimono rimostranze o lamentele. Evitare toni accusatori.
- Brevità: tendere alla concisione, limitando la missiva preferibilmente a un formato di una pagina.
- Revisione attenta: rileggere con attenzione per correggere eventuali refusi o passaggi poco chiari prima dell’invio.
- Formattatura corretta: rispettare schemi e strutture tipiche (intestazione, intro, chiusa) agevola l’efficacia comunicativa.
- Saluti personalizzati: scegliere formule di apertura adeguate al destinatario (nome, titolo, ecc.), creando da subito un clima di famigliarità.
Insomma, ci siamo capiti: la capacità di scrivere lettere efficaci e ben strutturate rimane un’abilità importante da possedere. Nonostante la predominanza delle comunicazioni digitali secche e minimali (IM – messagistica diretta), la comunicazione scritta per mezzo di una missiva ha ancora un grande potere.
Torna a trovarci nei prossimi giorni: vedremo insieme consigli mirati alla scrittura di lettere specifiche (lettera di reclamo, lettera d’amore, cover letter, etc).
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